Tikriausiai ne vienas esame susidūrę su atveju, kai reikia įteikti darbuotojui įspėjimus, prašymus pasiaiškinti ir pan., o darbuotojai atsisako juos priimti ir pasirašyti, kad šiuos dokumentus gavo. Sudarinėdavome „komisijas“, kurios patvirtindavo parašais, kad dokumentai darbuotojui įteikti, bet jis atsisako priimti. Ar galima kaip nors to išvengti ir dokumentus įteikti paprasčiau?

Atsakymas – tikrai taip! Pradėčiau nuo to, kad naujasis Darbo kodeksas (toliau – DK) pagaliau įtvirtina neabejotiną galimybę šalims naudoti elektroninio ryšio priemones. DK 25 str. 2 d. numatyta, kad dokumentų ir informacijos tinkamu pateikimu raštu laikomi tie atvejai, kada duomenys perduodami įprastai naudojamomis informacinių technologijų priemonėmis (elektroniniu paštu, mobiliaisiais įrenginiais ir kita) su sąlyga, kad įmanoma nustatyti informacijos turinį, jos pateikėją, pateikimo faktą ir laiką, taip pat sudarytos protingos galimybės ją išsaugoti. Jeigu darbo sutarties šalis nurodo pagrįstas abejones dėl šių abiejų sąlygų buvimo, darbdaviui tenka pareiga įrodyti, kad jos buvo sudarytos.

Vis dėlto, kad šios sąlygos veiktų tinkamai, visuomet siūlau darbo sutartyse arba darbo tvarkos taisyklėse numatyti detalesnę tvarką, kaip įteikiami dokumentai, kokiu el. paštu jie siunčiami (darbo ar asmeniniu), kada laikoma, kad laiškas įteiktas. Netgi rekomenduojama numatyti darbuotojo pareigą nuolat tikrinti elektroninį paštą, kad darbdavys tinkamai galėtų įvykdyti savo pareigas –įteikti darbuotojui dokumentus, kai to reikia.

Pavyzdžiui, darbo tvarkos taisyklėse galima numatyti tokias sąlygas:

  1. Jei darbuotojui yra suteikiamas darbo elektroninis paštas, visas susirašinėjimas darbo santykių metu vyksta per tokį darbuotojo darbo elektroninį paštą. Darbuotojo asmeninis elektroninis paštas susižinojimui ir informacijos ir (arba) pranešimų teikimui yra naudojamas tais atvejais, kai darbo santykiai pasibaigia arba darbo santykių metu, kai darbuotojas laikinai nevykdo darbo funkcijų (yra laikinai nedarbingas, atostogauja, nušalinamas ir kt. atvejais).
  2. Darbuotojas privalo nuolat atsakingai ir sąžiningai tikrinti savo korespondenciją, priešingu atveju visa rizika dėl laiku neįteiktų dokumentų tenka darbuotojui.
  3. Informaciją siunčiant elektroniniu paštu  laikoma, kad dokumentai įteikti (informacija pateikta) kitą dieną po elektroninio laiško išsiuntimo arba praėjus trims kalendorinėms dienoms po elektroninio laiško išsiuntimo tais atvejais, kai darbo santykiai yra nutrūkę arba darbuotojas faktiškai nedirba (nedarbingumas, atostogos ir kt.).

Šios sąlygos iš tiesų gali užkirsti kelią darbuotojo piktnaudžiavimui, vengiant priimti norimus jam įtekti dokumentus ir susipažinti su jų turiniu. Be to, turint tokią nustatytą tvarką dėl dokumentų siuntimo elektroninio ryšio priemonėmis ir išsaugotą susirašinėjimą su darbuotoju, darbdaviui būtų nesudėtinga įrodyti, kad dokumentai / informacija darbuotojui buvo pateikti.