Visai neseniai atstovavau darbo ginče, kuriame darbdavys siekė prisiteisti patirtas mokymo išlaidas iš darbovietę palikusio darbuotojo. Darbdavys susidūrė su problema, kaip tokias išlaidas įrodyti ir pagrįsti.

Kadangi būtent darbdaviui tenka pareiga įrodyti jo patirtas išlaidas dėl darbuotojo mokymo ir kvalifikacijos, jos turi būti pagrįstos aiškiais ir išsamiais dokumentais, kad nekiltų abejonių dėl išlaidų dydžio ir dėl to, kad jos patirtos konkretaus darbuotojo naudai.

Privalote turėti įrodymus, kad asmuo mokymuose dalyvavo.

  • Jais gali būti dalyvių sąrašai su jų vardais, pavardėmis ir parašais. Tokiu atveju rekomenduotina, kad ant lapo būtų ir informacija apie mokymus (pavadinimas, vietas, data, mokymų įmonė, lektorius ir pan.). Jei mokymai vyksta 2 dienas ar daugiau, toks sąrašas turėtų būti parengtas kiekvienai dienai atskirai, pvz., jei antrą dieną atvyksta ne visi darbuotojai (net galima būtų aiškintis, kodėl atvyko ne visi, ar buvo pateisinamos priežastys ir pan.).
  • Taip pat gali būti įformintas įsakymas, kurie darbuotojai privalo dalyvauti mokymuose. Aišku, gali atvykti ne visi, kurie turi dalyvauti, todėl dalyvių faktinis sąrašas taip pat būtų labai svarbus. Tarkime, jei įsakyme numatyta, kad asmuo turi dalyvauti, tačiau jis ar ji neatvyksta, reikėtų išsiaiškinti priežastis. Jei darbuotojas neatvyko į mokymus be pateisinamos priežasties, tikėtina, kad vis tiek būtų galima reikalauti išlaidų atlyginimo (nes mokymai buvo skirti ir jam).

Sutartis su įmone (lektoriumi), kurie veda mokymus, ir mokymų turinys ar programa. Iš šių dokumentų turėtų matytis, apie ką bus mokymai, koks jų turinys. Šis momentas svarbus, nes įsigaliojus naujajam Darbo kodeksui, reikia pagrįsti, jog mokymai susiję su darbuotojo žinių ar gebėjimų, viršijančių darbo veiklai keliamus reikalavimus, suteikimu.

Sąskaita. Sąskaitoje turėtų būti labai aiškiai ir konkrečiai nurodoma suteiktų paslaugų apimtis: už kokius ir kada vykusius kursus prašoma sumokėti. Jei kursai vienkartiniai ir yra pasirašyta paslaugų sutartis, galima sąskaitoje tiesiog nuroti, kad ji išrašoma pagal atitinkamą sutartį. Svarbiausia, kad būtų galima nustatyti už kokius mokymus yra mokama.

Apmokėjimas. Mokėjimo pavedime turi būti aiškiai numatyta, už kokius mokymus arba pagal kokią sąskaitą mokama, priešingu atveju reikės papildomų paaiškinimų ir įrodymų, kad tikrai buvo mokėta už konkrečius mokymus.

Išlaidų proporcingas dalinimas. Jei mokymuose dalyvauja daugiau nei 1 žmogus, išlaidos proporcingai dalinamos visiems darbuotojams ir iš darbuotojo gali būti reikalaujama atlyginti tik jam tenkančią išlaidų dalį.